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从事外贸行业这么久,你有没有最想跟新人分享的技能或忠告?

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    • 外贸从业12年,上过班,创过业,带过人。我就说说外贸新人最容易犯的8个错误吧。而这些细节往往容易被忽视。特别是公司培训,也很少能培训到这些内容。

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      一,无“商业机密”概念既然踏入职场,那公司里的所有资料都属于商业机密,不能向外透露,轻者造成损失,重者还可能承担法律责任。特别是我们做外贸,供应链信息,服务方信息,客户信息,公司资料等,都不能向外透露。

      举例:

      1,这种情况大野见到很多,供应商把样品或货物寄过来,外贸公司收到后直接寄给客户,样品或者货物上供应商的信息不清除,实际上这么做就是把客户直接送给你的供应商。换个包装很简单,但是如果没保密意识,再简单的事也会被忽略。或者收到供应商报价信息,潦草修改一下价格便发给客户,结果供应商信息泄露。建议所有的报价,统一用自己的版本发出给客户,这样,既不会留有供应商信息,客户端也会觉得正规专业。

      2,把自己货代信息随意透露给同行,这样做你的客户信息很可能会泄露。

      3,客户信息就更要谨慎了,不仅不能向外透露,就算你的客户A问你客户B的信息,你也不能透露。你透露的同时,其实也造成信任的流失。客户A会觉得:既然B的信息你能告诉我,那你分分钟可以把我也卖了。职场如战场,一定要有商业机密的概念,这是专业性的体现。

      二,忽视基本功新人刚入行,摩拳擦掌打算干出一番业绩,急于开发客户,却往往忽视了基本功的夯实。

      基本功包括:1,公司及产品公司历史,产品知识,行业情况,客户市场等。这些不了然于心,跟客户沟通的时候一问三不知,试问如果我们是客户,还愿意继续沟通下去吗?2,贸易流程和术语客户下了PO,不要着急去安排工厂备料生产,一切以收到定金后再行动。不然客户改变主意,不下单给你了,或者不打款了,那后果就严重了。收到订金后,我们才掌握主动权。把这篇文章里的术语以及流程搞清楚: 链接, 单据各种单据一般公司会有模板,不需要excel多厉害,但制作完成后一定要点一下打印预览,预览不过关要知道怎么调整格式,不要乱得一团糟,客户打印出来后,看不明白或者看不全,你的机会就这么失去了。做单据一定要保持一致性,比如PI,公司抬头和收款信息要一致,否则让客户觉得不正规,不放心打定金。还有TT和LC分开给账户信息,因为同一个公司,2种方式的收款账号是不同的。4,报价报价一定要越详细越好,还要注意要设定有效期,以及汇率浮动多少得重新报价,你跟客户沟通的机会可能就是一封邮件。

      5,邮件A, 再次强调,邮件不要套用网络上流传的模板,客户收到100封一样的邮件,你怎么脱颖而出?在把事情讲清楚的基础上,要有你的个人风格,要客户能记住你。不管你性格怎样气场怎样,你是怎样的人,就一定会吸引到怎样的客户。B,写完邮件,一定要错字检查,语法不求多完美,错别字一定不要有。大野见过很多外贸老司机写的邮件,也是错字连篇,让我觉得这人粗枝大叶不严谨,怎么来做好我的单?客户一定也这么想。C,大野还看过很多这样的邮件,字体字号纷杂,全篇五颜六色,看到真的头晕,对其专业性产生质疑!D,邮件主题要明确,例如,发提单不要只写个BL,还要写上订单号,一目了然。开发信的邮件标题不要写与销售有关的单词,容易被当垃圾邮件屏蔽。E,写邮件要做到,能有多简洁就多简洁,一句废话都别说。大家都很忙,客户一天要看100封邮件,真的没时间来欣赏你的文采。大道至简,在这繁杂的时代,简洁才是王道。F,能不发附件就不发附件,直接在邮件正文表述。要发附件也不要超过2M, 不仅容易造成退信,客户一天看100封邮件,看到附件可能点都不点。G,需要发附件的时候,写完邮件忘记附件。这个错大野也犯过,只能更加认真仔细。H,尽量不要群发邮件,除了偶尔瞎猫碰上死耗子,基本没什么效果。最严重的后果是,客户的邮箱服务器直接把你列为黑名单,那就无翻身机会了。最后,大野提醒:入职一家公司,最好跟公司申请一个新邮箱,因为只有天知道老板给你的这个前同事的邮箱发生过什么?被屏蔽,被列入黑名单,被钓鱼等,不要让自己的努力毁在了一个邮箱上面。

      三,沟通不当

      1,密切沟通供应商,贸易商,客户,三方要保持密切沟通,特别是有的新人,只管接单不管出货,这边交期到了,那边工厂却还没排单,又没及时反馈给客户,这样客户会觉得你服务差,信誉差。明明可以通过沟通就解决的问题,却造成了不可挽回的后果。还有给客户报完价就不管了,只管开发新客户,不管老客户跟进,结果客户已经在跟同行合作了你还不知道。现在实时通讯工具如此便捷,跟客户保持密切沟通并不难。2,不发无用信息大野群有小伙伴说:我天天给客户发早安晚安,结果被拉黑了。不要轻易打扰客户,一次打扰一定要让客户记住你。不要发无价值信息,客户是来跟你做生意,不是来交朋友。就算要交朋友也是合作以后的事。比如大野有个欧洲客户,我一看他头像,是枪花专辑封面。于是我发了一条信息:slash是我的偶像。结果客户像打开了话匣子,我们聊了一上午摇滚乐。然后,我们已经合作3年了。3,不要把问题甩给客户。大野的合作伙伴老刘是真牛,他做内销,大野最服他的一点是他从不找客户,都是客户主动去找他。于是我们在沟通中偶尔会有点分歧,也就是服务意识。在产品沟通时,有时候老刘会把问题交给客户,大野进行阻止:我们能解决的全部在我们这边解决。客户省心,我们安心。做一个让客户依赖的供应商感觉还是挺好的。4,不要诋毁对手说到做生意,大野觉得最low的莫过于贬低同行来抬高自己。有些客户会跟你打听某某公司怎么样,就算这个公司信誉不怎么样,也不能直接炮轰,除非你证据确凿,给客户提醒,这适合老客户。对于新客户,如果为了把自己产品推出去而一味诋毁同行,只会让客户质疑我们的职业素养和操守。再说,新客户跟你又不熟,为什么要信你的?大野一般会这么说:XX公司非常不错,但我们公司(我们这个产品)跟贵司(你的需求)更匹配。然后简单分析给客户。这样不仅不失格,还让客户信服。5,大野群还有刚入行的有点内向的小伙伴问:不用跟客户直接说话吧?邮件就可以了吧?如果碰到紧急情况,等邮件是来不及的,需要给客户打电话确认,记得电话确认完再发封邮件。总之,不要因为沟通不畅或不及时造成后果。

      四,收到询盘着急回复新人小伙伴经过大量客户开发,于是陆续有询盘,收到询盘难免兴奋,恨不得下一分钟客户就下单。切记,这个询盘客户可能发给了20家供应商,你要怎么脱颖而出?这时候你如果着急回复,直接发个报价过去,那就输了。想到上个月我跟老刘遇到的一个客户。那时新项目还处于准备阶段,推广还没开始做,但询盘倒不少。一客户上来就说:“现在世界上到处都是骗子,很难找到一个让人信赖的诚信的供应商,我的原则是做诚信的小生意也好过做骗人的大生意”。这客户够直接,是我喜欢的风格。遇到这种开头的剧情,别说太多,不是骗子越说倒会越像骗子。我只淡淡回了句:I agree. May I know your qty? 把话题转到询盘上。我们没着急报价,一边跟客户沟通一边对客户做深度背景调查,包括客户所在国家情况,需要什么认证,然后跟老刘沟通产品细节。调查完,原来是当地一家老牌公司,在当地业界有一定影响力,跟我联系者是老板。非常优质的客户。了解完当地市场以及客户采购周期和计划,还有换供应商的原因,最后才发出报价。客户打算下单,但由于疫情和港口封闭,我建议他推迟下单计划。我跟客户说:你所有供应商都push你下订单,但我们不,我们必须为你着想。结果4月初,他们国家港口每天几千个集装箱堆积,汇率浮动又大,客户发信息给我:谢谢你的建议,否则我们公司损失就大了。

      五,对国家地区带有偏见这个不仅是新人,外贸老司机也容易犯这个错。严格按流程走,该审查的审查,谁能骗到你?其实自己产品定位一定要清楚,若走中高端,非洲印度就不是你的主要市场。如果走低端,欧美也不是你的主要市场。理论上做初步筛选,操作中视情况而定。

      六,认为英语好就能做好外贸大野有个朋友,自幼迷恋英语,那口语练得跟美国人一样。大学也学的英语,专业八级。真是易求专八证,难得口语好。她毕业后在一家出口企业当翻译,因为口语极好,老板海外出差必带上她,他们的客户是香奈儿,迪欧,奥迪等。按理说,常年跟一流企业打交道,做外贸没问题吧。于是转岗去做业务,做了半年,做不下去,还是做回了翻译。英语好不一定能做好外贸,大野觉得外贸要做好,英语未必要多好。当然,英语好是一个优势。

      七,不懂待客礼仪100封邮件往来也不如一次会面。客户来访接待非常重要,却被很多公司忽视。大野总结了几点新人容易忽视的地方:1,记得在公司准备一套正装,以备客户随时来访,不能邋遢随意地接待客户。2,给客户安排座位是有讲究的,“客面门,左为上”,从心理学上讲,如果一个人背后是一扇门,他会觉得没有安全感,容易陷入被“背后捅刀”的受害者臆想中,何况是商务谈判中呢!3,行为举止要大方,不做小动作,否则让客户感觉不受尊重。大野在拜访供应商时也是客户角色,在商务会谈中,大野见过有些业务员转笔,抖腿,眼神游离等,于是对这家公司真是很难有好感。4,开会后,根据会议内容,要当天给客户发一封邮件。客户拜访的供应商不止一家,细节做好,是成功的开始。

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